不動産を売却するときに必要な書類は?取得方法と円滑な手続きについて解説

不動産売却手続き
執筆者
切塗よしを

きりぬりよしを:ライター、小説家/政令指定市の行政マンとして都市計画法関連業務に従事、建築主事、建築専門学校非常勤講師の経験を有する/大阪文学学校賞、滋賀文学祭小説部門特選/ことの葉行政書士事務所代表
【保有資格】特定行政書士、既存住宅状況調査技術者(インスペクター)、建築基準適合判定資格者、終活カウンセラー、著作権相談員

不動産の売買は、関係者同士が綿密に練ったスケジュールに沿って進められます。そのため契約も円滑に進める必要があるのですが、必要書類をしっかり揃えておかないと、直前や当日になって締結不可という事態にもなりかねません。不動産を売却する際には、どのような書類が必要なのか、シチュエーションごとに追っていきましょう。

不動産売却相談時の必要書類

不動産の売却は、不動産会社に相談を持ち掛けるところから始まります。売却相談の際には、どのような書類を揃えて臨めばいいのでしょうか。

不動産売却相談の流れ

必要書類の説明をする前に、まず不動産売却相談がどのような流れで進むのかを押さえておきましょう。

売却の相談は、物件に関する様々な状況を確認する必要があるため、1時間以内で終わることは、まずないと考えてください。余裕をみて2時間程度の時間が確保できそうなタイミングで不動産会社を訪ねましょう。

売却相談は次のような流れで進められます。

  1. 不動産会社に用向きを伝える
  2. 顧客アンケートに記入する……相談のたたき台となる資料です。支障のない範囲で書き込みます。
  3. 物件の概要と希望を伝える
  4. 必要書類を提示する
  5. 質疑応答
  6. 今後の予定をすり合わせる……調査査定などの日程を調整します。

売却相談では、売却しようとする物件の概要を不動産会社に把握してもらうための書類が必要になります。これらは、いずれ買い取り希望者に提示する書類にもなります。

それでは、具体的にどのような書類が必要なのか紹介していきましょう。

登記簿謄本または登記事項証明書

登記簿謄本は登記簿の写しです。土地と建物の規模、所有者名義、権利関係、地目などが記載されています。登記事項証明書は、これらの項目に相違がないことを証明した書類です。これらの書類は法務局で入手することができます。どちらも同じ効力がありますから、いずれかの書類を用意しましょう。

いわゆる「権利書」と呼ばれる登記済権利証は、非常に重要な書類ですので、売却相談の時点では持参する必要はありません。ただし紛失していることが判明している場合は、これに代わる書類の作成を司法書士に依頼する必要があります。

固定資産税通知書、領収書および固定資産税評価証明書

最新の固定資産税通知書で固定資産税の納税額を確認します。既に固定資産税を納めている場合は、領収書も提示します。固定資産税は1月1日の時点の所有者が1年分を納付する仕組みになっているため、不動産売買の際には日割り計算をして買主に一部負担してもらうことになります。また、固定資産税評価証明書は、移転登記の際の登録免許税の算出根拠にもなります。

固定資産税通知書や領収書を紛失していたら、市区町村役場で納税証明書を取得しましょう。固定資産税評価証明書も同じ窓口で入手可能です。

設計図書および工事記録書

設計図書とはいわゆる設計図のことです。将来のリフォームや増築を行う際に非常に役立つ資料となります。また、現況を図面と照らし合わせることで、家の面積の算出根拠として有力な裏付けとなります。

売却しようとする物件が中古住宅で購入したものであれば、そもそも設計図書を受け取っていない可能性もありますが、家中の収納スペースなどを徹底的に探し出して、ともかく図面らしきものがあれば、それを提示します。

工事記録書は、基礎工事や壁内工事などの現況で目視できない部分の工事写真やデータを記録したものです。

設計図書や工事記録書は、無ければ売買できないわけではありませんが、あった方が取引上有利にはたらく書類です。

地積測量図・境界(筆界)確認書

土地の面積は、登記簿謄本、公図、地積測量図によって判断することができます。地積測量図どおりに現地に境界標が設置されていれば問題はありません。地積測量図法務局で入手できます

地積測量図は現在GPSを活用した高精度なものになっていますが、古い時代のものだと精度の劣る測量に基づき作成していることがあります。この場合は、改めて地積測量図を作成する必要があります。

境界確認書は、隣地との敷地境界線を隣地の所有者と合意したことを示す書類です。公的なものではありませんが、買主が買い取り条件として提出を求めてくることがあります。

建築確認通知書および検査済証

建築確認通知書は、現在建っている住宅が建築確認申請をした物件であることを証した書類です。ただし、建築確認申請は図面のみを審査したものであり、今建っている住宅が建築基準法に適合していることを示すものではありません。実際に住宅を検査して、建築確認申請書どおりに建てられていることを証するのが検査済証です。

建築確認通知書と検査済証は、セットになって初めて効力を発揮します。これらの書類は、建物が建築基準法に適法であることを示すのと同時に、買主の住宅ローン融資に必要な書類になることがあります。

書類が紛失していた場合は、管轄の都道府県庁や市役所で証明書を入手することができます。ただし、建築確認申請の証明書は図面が添付されていないため、同じ窓口で建築計画概要書の写しを入手した方がいいでしょう。示された図面は配置図のみですが、家の外周部の寸法が表示されているので、適合性を示す有力な資料となります。

地盤調査報告書

地盤調査報告書は、敷地の地盤状況を示すもので、現況の住宅がしっかりと支持層の上に建てられたものであることを示す書類です。

売却に際して必ずしも必要な書類ではありませんが、これがない場合は買い取り希望者が購入を躊躇う要因となってしまうことも。特に建物がない状態で土地売却する場合は、買主にとって地盤改良工事の有無の判断材料になります。報告書によって地盤改良工事が不要であることが明白になれば、より高額の買い取り希望額が提示される可能性もあります。

既存住宅性能評価書

既存住宅性能評価書とは、専門の検査官による現況調査(ホームインスペクション)によって、建物の安全性や各種性能の度合いを評価した書類です。売却に際して必ずしも必要な書類ではありませんが、買主に建物の安全性を示せることから、売却に有利にはたらきます。

特に改正民法が施行される2020年4月1日以降は、既存住宅性能評価書は非常に意義のあるものになります。

現在の民法では、隠れた瑕疵が発見された場合に瑕疵担保責任が問われる仕組みになっていますが、改正民法では、瑕疵担保責任という概念はなくなり、契約不適合責任が問われることになります。

これにより、引き渡し時に説明のなかった不備が発見された場合、買主は代金減額請求権や損害賠償請求権が履行できるようになります。またケースによっては契約の解除も認められることになるのです。

このため改正民法施行以降は、物件の引き渡しに際して、住宅の性能を明確にすることが、これまで以上に重要になってきます。

ローン残高証明書またはローン返済予定表

売却しようとする物件がまだ住宅ローンの返済が完了していない場合、ローン残高証明書等によって今後の返済目途を明らかにします。

不動産売買契約時の必要書類

買主が決まり、いよいよ売買契約を締結する段階では、どういった書類が必要になるでしょうか。必要書類が不足していると、契約が不成立になり、買主を始め周囲の関係者に多大な迷惑をかけることになります。くれぐれも不備のないよう、契約会場に持参する書類には細心の注意をはらいましょう。

不動産売買契約の流れ

まず売買契約当日の流れをおさえておきましょう。売買契約は不動産会社の事務所で行われるのが一般的ですが、売主と買主の合意があれば別の場所で行うことも可能です。概ね次のような流れで進められます。

  1. 契約会場に集合
  2. 重要事項説明……不動産会社が買主に対して行います。
  3. 売買契約書の説明……契約書、物件周辺状況等報告書、付帯設備表、瑕疵担保責任について不動産会社が説明します。
  4. 本人確認・必要書類確認
  5. 売買契約書の押印・収入印紙貼り付け
  6. 手付金の受領
  7. 今後のスケジュールを確認

ここでは少なくとも2時間程度の時間を要しますから、余裕をみて半日はスケジュールを空けておく必要があります。

本人確認書類・実印・印鑑証明・住民票・収入印紙

本人確認のために顔写真付きの身分証明書が必要です。有効とされる顔写真付きの本人確認書類には次のようなものがあります。

  • 運転免許証
  • 住民基本台帳カード
  • マイナンバーカード
  • 運転経歴証明書
  • 特別永住者証明書
  • 在留カード
  • 国家資格の免許証

契約書には実印を押しますから、実印と三カ月以内に発行された印鑑証明書が必要です。

住民票は登記上の住所と現住所が異なる場合に必要になります。登記上の住所から現住所までの流れが分かるものを揃えます。登記上の住所との繋がりが確認できないときは、住民票の除票か戸籍の附票、戸籍謄本が必要になります。いずれも契約の日から三カ月以内に交付されたものを用意しましょう。

また、売買契約書に貼り付ける収入印紙を持参する必要があります。

登記済権利証または登記識別情報

「権利書」と呼ばれる「登記済権利証」は不動産の所有者であることを証明する重要な書類です。平成17年以降は、順次「登記識別情報」に切り替えられてますので、いずれかの書類を当日用意します。

物件購入時のパンフレット

新築住宅を購入した際は、販売業者がパンフレットや広告を用意して販売を促進します。こうした書類は、物件の特性を分かりやすく解説しており、買主にとっても貴重な資料となり得ます。

必ずしも必要なわけではありませんが、売主のマナーとして可能な限り渡せるように準備しておきましょう。

不動産売買契約時の関係書類

不動産売買契約時は、売主が揃えるものの他にも必要な書類があります。基本的には不動産会社が用意するものですが、どのような書類があるのか把握しておきましょう。

売買契約書

売買契約書は、売主と買主が売買の合意に至ったことを証する書類です。不動産の特定、売買価格、契約解除条件、瑕疵担保責任について記述されています。

重要事項説明書

重要事項説明書は、物件に関する重要な情報を書面に網羅したものです。この書類を当日読み上げることで、買主に理解してもらうことを目指します。後日、買主より「そんなことは知らなかった」といったクレームがつかないように、きめ細かで正確な情報を記載することが重要です。

あえて売主にとって不利な情報もここに盛り込むことで、将来のトラブルを避けることができます。

物件周辺状況等報告書および付帯設備表

物件周辺状況等報告書および付帯設備表は不動産会社が用意した書式に売主が記載していくものです。住宅そのものやその周辺のことで知っている範囲のことを記入します。設備の故障についても分かっている範囲で記入します。

物件状況報告書は「告知書」とも呼ばれるもので、売却時に買主に告知した瑕疵は、その後瑕疵担保責任を問われることはないとされています。

残金決済時の必要書類

不動産売買の最終段階である残金決済時の必要書類をみていきましょう。

残金決済の流れ

残金決済時の流れを押さえておきましょう。残金決済は、一般的には金融機関で行われます。買主が住宅ローンの融資を受けている場合は、当該金融機関の個室で行われます。立ち会うのは、売主、買主、不動産会社の担当者の他に司法書士が加わります。

当日の流れは次のように進められます。

  1. 所有権移転等の登記手続き……登記の申請書と委任状に記入と押印をします。
  2. 振込伝票の記入
  3. 融資実行
  4. 領収書や引き渡し完了確認書に記入して待機する
  5. 売主が自己の口座に着金したことを確認
  6. 売主が物件資料、鍵一式、領収書を買主に渡す
  7. 不動産会社に仲介手数料を支払う
  8. 司法書士に登記費用を支払う

必要書類

残金決済時に必要な書類等は次のとおりです。

  • 実印・印鑑証明……交付日が3カ月以内のものを用意してください。
  • 本人確認書類……売買契約時と同じものです。
  • 認印
  • 住民票……登記と住所が異なる場合に必要になります。発行日が3カ月以内のものを用意してください。
  • 登記済権利証もしくは登記識別情報通知……紛失している場合は、別途司法書士による手続きが必要になるので、早い段階から依頼する必要があります。
  • 評価証明書……市町村役場で入手します。委任状を渡して不動産会社に取得してもらうこともあります。
  • 通帳かキャッシュカード……着金を確認する際に用います。他の方法で着金が確認できるのであれば不要です。

まとめ

ここまで不動産を売却するときに必要な書類について説明してきました。実に多くの書類が必要であることがお分かりいただけたことと思います。

不動産取引では高額なお金がやりとりされることもあり、近年は売主の責任が非常に重要視されています。今後改正民法が施行されれば、ますますその傾向は強化されていくことになります。売却後にトラブルが発生しないようにするためにも、物件周辺状況等報告書には、正確な記述を心がけることが何より重要です。

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